Redução de Custos com Telecomunicações

Uma abordagem técnica

Por Antonio Vicente Madeira, Smart Tech Consulting.

Palavras Chaves: Redução de Custos, Telecomunicações.

Os custos com telecomunicações pode ser reduzidos em praticamente todas as organizações.

Embora as mudanças de tecnologia, mercado mais competitivo, problemas das operadoras na entrega dos serviços, demandas e exigências dos funcionários parecem aumentar continuamente, há conjuntos de soluções padronizadas (ou não!) que podem ajudar a rever e ajustar os custos de acordo com as necessidades e as estratégias das empresas.

Com ajuda de um especialista, os diversos fatores que influenciam nos gastos dos serviços podem ser analisados profundamente .

Ao compreender os fatores  - tanto em termos técnicos, de processos, negociais e comportamentais, a organização pode tomar decisões assertivas na revisão e redução de seus custos bem como implementar um processo de controle de custos eficiente para os seus serviços de telecomunicações.

Os custos estão sob controle?

O que dizem as pesquisas:

Segundo a Fortune 1000, os custos com telecomunicações representam a segunda maior despesa não operacional para a média das grandes organizações. A maioria das empresas pode reduzir estes custos na ordem de 15% e em muitos casos, esta redução pode chegar superar a casa dos 40%.

Onde estão os problemas?

Muitas organizações pagam preços acima do mercado, adquirem mais capacidade do que necessitam, utilizam tecnologias não adequadas, não possuem um controle efetivo do uso dos serviços contratados e não detectam erros no faturamento nas contas das operadoras e prestadores de serviços.

Quais são as soluções?

Neste Post apresentamos formas de reduzir os custos com telecomunicações através de seu uso racional, negociações e/ou renegociações de contratos com operadoras, novas tecnologias e gestão eficiente dos recursos disponíveis.

Como reduzir os custos:

• Reduzir o uso (fazer menos chamadas, utilizar menos troncos, etc.):

Esta pode não ser a decisão mais racional visto que hoje, mais do que nunca, os resultados dos negócios dependem fundamentalmente da comunicação entre as empresas, seus clientes e fornecedores.

Há que se pensar no equilíbrio entre o que realmente a empresa precisa para se comunicar, atendendo os seus objetivos e estratégias de negócios, com a utilização racional dos recursos disponíveis à sua realidade, sejam eles físicos ou humanos.

Pontos chaves:

• Adequar a quantidade de recursos físicos, tais como serviços de voz e dados à realidade da empresa;
• Educar e conscientizar os usuários internos quanto ao uso dos recursos.

• Terceirizar gestão de telecomunicações:

A economia de custos ocorrerá somente se isso for feito corretamente e não se aplica a todas as organizações.

• Encontrar fornecedores mais baratos:

O mercado oferece uma grande gama de opções de fornecedores de serviços de telecomunicações e, conseqüentemente, uma oferta de tarifas mais competitivas.

• Reestruturar/renegociar os contratos/acordos com fornecedores existentes:

Os contratos de prestação de serviços das operadoras normalmente são firmados por períodos de 36 a 60 meses. Portanto, contratos com mais de 36 meses, podem não refletir as tarifas atuais, já que a competição força constantemente a queda das tarifas.

• Monitorar e corrigir eventuais erros nas faturas dos serviços:

As faturas dos serviços podem apresentar inconsistências entre valores pagos e valores devidos por não aplicação correta das regras de tarifação e das tarifas definidas em contrato.

O site da ANATEL – Agencia Nacional de Telecomunicações – mostra que o item cobrança está entre as principais reclamações dos clientes do serviço STFC (Telefonia Fixa), Celular e Comunicação Multimídia. Veja abaixo a compilação destes indicadores para o período Janeiro a Maio de 2011.

Fonte: Anatel

• Utilizar mais eficientemente as tecnologias disponíveis:

Há tecnologias adequadas a cada tipo de negócio e seu uso pode gerar economias nos custos de comunicação.

• Rever / utilizar mais eficientemente os processos internos:

Processos internos morosos são potenciais fontes de custos.  Portanto, ao rever ou adequar os processos internos podemos encontrar formas de reduzir os custos.

• Aumentar a segurança (prevenção de perdas com fraudes):

Falta de política do uso de serviços pelos funcionários, bem como controle inadequado dos serviços podem aumentar significativamente o uso indevido de recursos de telecom.

Erros que aumentam os custos com telecom:

• Deixar de conferir faturas e pagar por serviços que não foram consumidos;
• Não ter a visão geral de todas as faturas e respectivos vencimentos e conseqüentemente pagar juros por contas atrasadas;
• Deixar de cancelar contratos de serviços que não são mais utilizados ou desnecessários, tais como, linhas fixas e celulares de funcionários que já se desligaram da empresa;
• Ter acordo de nível de serviço (SLA) ou links redundantes que não são necessários;
• Manter a base de contratos descentralizada, o que impede melhores negociações de tarifas;
• Solicitar serviços às operadoras/fornecedores, principalmente os emergenciais, sem os respectivos contratos, pagando assim tarifas mais altas.
• Não realizar inventário e controle de ativos, dificultando a visão geral dos recursos disponíveis;
• Não possuir políticas para o uso dos serviços pelos funcionários.